Stand: August 2026
1. Verantwortlicher
Zimmervermietung Nine Rooms
Yannick Üzüm
Am Wald 1
76149 Karlsruhe
Telefon: +49 170 7211123
E-Mail: info@ninerooms.de
2. Allgemeine Hinweise und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Buchungen und Aufenthalten, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen sowie – soweit eingeholt – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Einwilligungen.
3. Hosting und Server-Logfiles
Diese Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Beim Aufruf verarbeitet der Webserver insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, Browser, Betriebssystem und übertragene Datenmenge. Zweck ist die sichere, stabile und fehlerfreie Bereitstellung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb unseres Internetauftritts. Server-Logdaten werden nach den Vorgaben des Hosters gelöscht, soweit keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle erforderlich ist. Mit dem Hoster besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
4. Kontakt per E-Mail und Telefon
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage und gegebenenfalls Buchungsdaten. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um eine Buchung oder einen Aufenthalt geht, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anfragedaten werden gelöscht, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
5. Kontakt über WhatsApp
Wenn Sie freiwillig über WhatsApp Kontakt aufnehmen, werden Ihre Telefonnummer, Profilinformationen, Nachrichteninhalte und Kommunikationsmetadaten durch WhatsApp und durch uns verarbeitet. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Die Verarbeitung durch uns erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Bei WhatsApp kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Bitte übermitteln Sie über WhatsApp keine Ausweis- oder vollständigen Zahlungsdaten.
6. Smoobu-Buchungssystem
Wir nutzen Smoobu für die Anzeige von Verfügbarkeiten und Preisen, Direktbuchungen, Reservierungsverwaltung und Gästekommunikation. Anbieter ist die Smoobu GmbH, Pappelallee 78/79, 10437 Berlin. Die Buchungsmaske wird auf der Startseite automatisch als externer Inhalt geladen. Dadurch wird bereits beim Seitenaufruf eine Verbindung zu Smoobu aufgebaut. Dabei können IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten, Nutzungsdaten sowie – bei einer Buchung – Name, Kontaktdaten, Reisedaten, Zimmerkategorie, Gästezahl, Rechnungs- und Zahlungsinformationen verarbeitet werden.
Die Verarbeitung von Buchungsdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die automatische Einbindung der Buchungsmaske stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der unmittelbaren Anzeige aktueller Verfügbarkeiten und der Ermöglichung einer Direktbuchung. Soweit Smoobu Informationen im Endgerät speichert oder ausliest, können zusätzlich die Anforderungen des § 25 TDDDG gelten. Smoobu verarbeitet Daten teilweise als Auftragsverarbeiter; es besteht eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO.
7. Google Maps
Auf der Start- und Kontaktseite binden wir eine interaktive Karte von Google Maps ein. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Karte wird automatisch geladen. Dadurch wird beim Aufruf der jeweiligen Seite eine Verbindung zu Google hergestellt. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten, Standortinformationen sowie Interaktionen mit der Karte verarbeitet werden. Wenn Sie in einem Google-Konto angemeldet sind, kann Google die Nutzung Ihrem Konto zuordnen.
Wir stützen die Einbindung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer nutzerfreundlichen Anfahrts- und Standortdarstellung. Soweit Google Informationen im Endgerät speichert oder ausliest, können zusätzlich die Anforderungen des § 25 TDDDG gelten. Google kann Daten auch in den USA oder anderen Drittländern verarbeiten und verweist dafür unter anderem auf den EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln.
8. Direktbuchung, Vertragsdurchführung und Rechnung
Für Buchung, Aufenthalt, Kommunikation, Rechnungsstellung und Zahlungszuordnung verarbeiten wir insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Reisezeitraum, Zimmerkategorie, Gästezahl, Preis, Zahlungsstatus, Rechnungsdaten und mitgeteilte Wünsche. Pflichtangaben sind erforderlich, um den Vertrag abzuschließen und durchzuführen. Ohne diese Daten ist eine Buchung oder Bereitstellung der Unterkunft gegebenenfalls nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; handels- und steuerrechtliche Pflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
9. Buchungen über externe Portale
Wenn Sie über Booking.com, Airbnb oder ein anderes Buchungsportal buchen, erhalten wir die zur Vertragsdurchführung erforderlichen Daten vom jeweiligen Portal. Dies können Name, Kontaktdaten, Reisedaten, Gästezahl, gebuchte Kategorie, Preis, Zahlungsstatus, Nachrichten und Rechnungsangaben sein. Datenquelle ist das von Ihnen genutzte Portal. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die eigenständige Verarbeitung durch das Portal gelten dessen Datenschutzhinweise.
10. Zahlungsabwicklung
Zahlungen werden über die im Buchungsprozess oder Pre-Check-in konkret angebotenen Zahlungsdienstleister abgewickelt. Dabei können Name, Rechnungsanschrift, Zahlungsbetrag, Währung, Transaktionsdaten, IP-Adresse und gerätebezogene Betrugspräventionsdaten verarbeitet werden. Vollständige Kartendaten werden grundsätzlich direkt beim Zahlungsdienstleister erfasst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Maßnahmen zur Betrugs- und Missbrauchsprävention können auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Maßgeblich sind zusätzlich die im jeweiligen Zahlungsdialog genannten Anbieter und deren Datenschutzhinweise.
11. Digitaler Pre-Check-in über ChargeAutomation
Für den digitalen Pre-Check-in, die Erhebung von Gästedaten, die Kommunikation vor der Anreise, die Verarbeitung city-tax-relevanter Angaben und gegebenenfalls Identitätsprüfungen nutzen wir ChargeAutomation, Inc., 20 John St., Toronto, Ontario M5V 0G5, Kanada. Verarbeitet werden können insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Kontakt-, Buchungs-, Aufenthalts-, Rechnungs-, Zahlungs- und Identitätsdaten sowie hochgeladene Dokumente, soweit diese im konkreten Fall erforderlich sind.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung des Aufenthalts, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Melde-, Steuer- und Aufbewahrungspflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für einen effizienten und sicheren kontaktlosen Check-in. Eine Übermittlung nach Kanada oder an weitere technische Unterauftragnehmer ist möglich. ChargeAutomation verarbeitet Daten im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und der anwendbaren Datenschutzgarantien.
12. Gesetzliche Gästemeldung und City Tax
Soweit gesetzlich erforderlich, verarbeiten wir Meldedaten ausländischer Gäste sowie Angaben zur Erhebung und Abrechnung der kommunalen Übernachtungssteuer. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Elektronisch erfasste Beherbergungsmeldedaten werden grundsätzlich ab dem Tag der Abreise ein Jahr aufbewahrt und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf dieser Frist gelöscht. Steuer- und Buchungsbelege werden entsprechend den gesetzlichen Fristen aufbewahrt, in der Regel sechs, acht oder zehn Jahre je nach Dokumentart.
13. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Empfänger können insbesondere STRATO, Smoobu, ChargeAutomation, die im Buchungs- oder Pre-Check-in-Prozess genannten Zahlungsdienstleister, Buchungsportale, Steuerberatung und Buchhaltung, IT-Dienstleister, Rechtsberatung sowie Behörden sein, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Mit Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
14. Drittlandübermittlungen
Bei Google, WhatsApp, ChargeAutomation und einzelnen Zahlungs- oder technischen Dienstleistern kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR stattfinden. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss besteht, kommen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen als Übermittlungsgrundlage in Betracht. Bei Anbietern, die unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, kann die Übermittlung auf dem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission beruhen.
15. Speicherdauer
Wir speichern Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Anfragen werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung notwendig ist. Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten werden nach den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Fristen aufbewahrt. Meldedaten werden nach den dafür geltenden Spezialfristen gelöscht. Daten können darüber hinaus bis zum Ablauf gesetzlicher Verjährungsfristen gespeichert werden, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
16. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen.
17. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
18. Datensicherheit und automatisierte Entscheidungen
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung durch Nine Rooms, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.
19. Aktualisierung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich eingesetzte Dienste, Verarbeitungsabläufe oder rechtliche Anforderungen ändern.